Het gemeentebestuur van Heist-op-den-Berg hecht veel belang aan de dienstverlening in zijn uitgestrekte gemeente en aan de modernisering ervan. Het gelooft in een versterking en modernisering van zijn dienstverlening in de niet-centrale deelgemeenten. Daarenboven voorziet het meerjarenplan in de sluiting van de uitleenposten in Heist-Goor, Booischot, Pijpelheide, Wiekevorst, Schriek en Itegem.

Daarom schuift het bestuur met positief advies van de adviesraad van de bibliotheek een alternatief naar voor om de klassieke uitleenposten van de bibliotheek te vervangen door een moderne, flexibele dienstverlening door middel van een gemeentebus. Deze bus zal niet alleen bibliothecaire maar ook andere vormen van gemeentelijke dienstverlening leveren en een soort rijdend gemeentehuis zijn waarin meerdere gemeentediensten bepaalde producten en diensten zullen kunnen aanbieden.

Doelstellingen en basisprincipes van de bus in harmonie met het gemeentelijke plattelandsbeleid en de gemeentelijke opvattingen in verband met het moderne gemeentebedrijf

Het bestuur engageert zich om elke Heistenaar - waar ook op het grondgebied - een gelijkwaardige gemeentelijke dienstverlening te bieden. Het bestuur wil actief aanwezig zijn in de deelgemeenten en ook daar de bereikbaarheid en kwaliteit van de gemeentelijke diensten verhogen. De bedoeling is om de afstand tussen de inwoners en de diensten letterlijk en figuurlijk te verkleinen door de diensten dichter bij de inwoners te brengen.

Het bestuur gelooft in een eerstelijnsdienstverlening waar de burger alles te weten kan komen over gemeentelijke activiteiten en dienstverlening en waar medewerkers ter beschikking zijn om hem met allerlei diverse vragen verder te helpen. Het éénloketprincipe waar wij naar streven voor de dienstverlening op het gemeentehuis, wordt ook op de gemeentebus gehanteerd.

De bus is het voertuig dat de diensten dichter bij de (oudere, minder mobiele) mensen zal brengen. Naast een uitgebreid aanbod van bibliotheekdiensten en -collectie zal de bus ook andere gemeentelijke diensten en producten aanbieden. De bus zal uitgerust zijn met de modernste apparatuur met het oog op de maximale persoonlijke begeleiding van de klanten.

De bus zal het perfecte equivalent zijn van de hoofdbib, waardoor de inwoners dezelfde dienstverlening zullen krijgen op de bus als in de hoofdbib en omgekeerd. De klanten zullen alvast kunnen rekenen op onder andere volledige automatisatie, internetfaciliteiten en een actuele en diverse collectie.

De bus zal halteplaatsen hebben in zowel kerkdorpen, bij lokale dienstencentra/woonzorgcentra als bij scholen en dit met minstens het behoud van het huidige aantal openingsuren per deelgemeente. Een bibliothecaire dienstverlening die kort bij de scholen wordt geleverd, vinden wij vanuit educatief standpunt erg belangrijk.

De bus biedt bovendien ook de mogelijkheid om te differentiëren tussen standplaatsen op het vlak van openingsuren op vraag en in functie van het succes van de standplaats. Op een dergelijke flexibele manier kan de bus ook ingezet worden in lokale buurthuizen en dienstencentra in nieuwe wijken.

De dienstverlening door middel van een bus anticipeert bovendien op een maatschappelijke tendens van afnemende uitleningen maar stijgende informatiebehoeften van de moderne burger en past hiermee in de visie en missie van de bibliotheek om van boekenplank naar informatiecentrum te evolueren. De bus is gemakkelijk omvormbaar en kan op die manier goed gelijke tred houden met de evoluties op het vlak van de veranderende behoefte aan informatie en dienstverlening.

Het is een toekomstproject dat niet alleen betrekking heeft op het verbeteren van de huidige dienstverlening maar ook al anticipeert op de bibliothecaire én andere gemeentelijke dienstverlening van de toekomst.

Een moderne, brede en flexibele gemeentelijke dienstverlening

De bus is op zich geen nieuw idee en blijkt door vele bibliotheken in zowel binnen- als buitenland een beproefd concept te zijn. Een aantal bibliotheken beschikken al over een bus of vrachtwagen om gedecentraliseerde diensten aan te bieden. Denk maar aan Leuven, Genk, de provincie Namen, enz. De keuze voor een bus in plaats van een vrachtwagen maakt het bovendien mogelijk om niet enkel bibliotheekcollectie aan te bieden, maar om ook andere gemeentelijke dienstverlening te integreren. Ook deze vorm van dienstverlening heeft zijn verdienste al getoond, o.a. in Zwevegem.

De bus heeft ook een niet geringe bibliotheekcollectie aan boord die zal bestaan uit een zeer actuele en diverse collectie waarmee zeer flexibel omgesprongen kan worden. De wisselcollectie voor de bus zal samen met het achtergrondmagazijn van de hoofdbib op één centrale plaats in de hoofdbib worden bewaard zodat de uitwisseling tussen bus en bib gemakkelijker en sneller wordt. Hierdoor kan de beschikbaarheid en snelheid van het leveren van materialen verhoogd worden. Bovendien is de volledige bibliotheekcollectie ook op de bus digitaal raadpleegbaar en opvraagbaar. Ook themacollecties en wisselpakketten zullen op vraag beschikbaar zijn.

Het bibliotheekaanbod zal aangevuld worden met andere gemeentelijke dienstverlening

zoals het afleveren of verkopen van producten als vuilniszakken, toeristische brochures, enz., maar ook een gemeentelijke info-kiosk, inschrijvingen, het afleveren van documenten, hulp bij het invullen van documenten en informatie over en/of afspraken maken met gemeentelijke diensten behoren tot de mogelijkheden.

Hier zijn inderdaad zeer vele mogelijkheden en het zal wellicht in een aantal gevallen nog heel wat organisatorisch werk van verscheidene gemeentediensten vergen om een bepaalde dienstverlening ook op de bus te voorzien. Vermits hierbij het éénloketprincipe wordt gehanteerd is ook hier is de algemene gedachte: ‘bus is gemeentehuis en gemeentehuis is bus’.

Op die manier komen de gemeentelijke diensten letterlijk naar de mensen in de deelgemeenten toe. De bus heeft de nieuwste technologie aan boord zodat het uitlenen en innemen van boeken door de klant zelf kan worden gedaan. Op die manier kunnen de medewerkers zich volop concentreren op de eerstelijnszorg van mensen met allerhande vragen. Daarnaast heeft de bus ook een internethoek waar er vrij kan worden gesurft en gebruik kan worden gemaakt van wifi, dit met het oog op de uitbreiding van de gemeentelijke dienstverlening.

Daarenboven gaat het om een flexibel inzetbare infrastructuur, en daar is het grote voordeel dat niet alleen per deelgemeente minstens evenveel openingsuren als voorheen gegarandeerd kunnen worden maar dat ook kerkdorpen, lokale dienstencentra/woonzorgcentra en scholen bediend kunnen worden waar voorheen geen uitleenposten of andere gemeentelijke dienstverlening bestonden. Bovendien kan de bus ook ingezet worden op gemeentelijke evenementen, wat dan weer tot publieksverbreding kan leiden. Op die manier kunnen inwoners met diverse interesses op een laagdrempelige manier kennismaken met de bibliotheek en andere gemeentelijke diensten.

Het is bovendien niet ondenkbaar dat de bus op gemeentelijke evenementen wordt ingezet als een soort rijdende gemeentelijke ruimte (secretariaat, exporuimte, …) De bus zal ten slotte in het straatbeeld prominent aanwezig zijn en hierdoor van grote promotionele waarde zijn voor de gemeente, wat kadert in de doelstellingen van HOB 2020. Kortom, de bus kan heel wat publiciteit maken, en niet in het minst voor zichzelf.

Een veilige en goed berekende investering perfect in de lijn van het uitgestippelde beleid in het meerjarenplan (cfr. De doelstelling: ‘een (duurzaam) gezonde financiële situatie’)

Het bestuur kiest ervoor om ondanks de financiële crisis te investeren in de dienstverlening voor de deelgemeenten en de bibliotheek verder te moderniseren. Het investeren in crisistijd ligt trouwens volledig in de lijn met de geest van de beleidsnota en het meerjarenplan. Er werd een grondige financiële analyse uitgevoerd waaruit blijkt dat de investering voor de bus als alternatief voor de oplopende kosten van de bestaande uitleenposten uitgevoerd kan worden binnen de voorziene middelen in het meerjarenplan.

De investering zal zich naar berekening terugverdienen binnen de 5 jaar en vanaf dan een aanzienlijke bijkomende besparing opleveren t.o.v. de huidige situatie, die als financieel onhoudbaar uit de analyse is gebleken. Bovendien wordt de levensduur van een dergelijke bus geschat op 25 jaar, waardoor de investering goed is voor een mobiele infrastructuur voor de volgende 25 jaar. Er is dus geen sprake van een mogelijke belasting van de volgende bestuursperiode, zelfs in tegendeel: vanaf 2019 kan men rekenen op een substantiële structurele besparing. Men kan dus spreken over een veilige financiële investering die op relatief korte termijn terugverdiend is. Door een gericht personeelaanwervingsbeleid van polyvalente medewerkers ten slotte kan een verbreding van dienstverlening op de bus gerealiseerd worden zonder bijkomende kosten.

Een project dat op wieltjes loopt

De verdere concretisering van het project (bepalen van de opslagplaats voor de collectie, de stand, laad- en stalplaatsen voor de bus, een herschikking van de personeelsorganisatie, het opstellen van rittenschema’s, timing en promotie) zal uitgewerkt worden door een ambtelijke werkgroep die dienstoverschrijdend is samengesteld opdat de realisatie van een ruimere dienstverlening dan de klassieke bibliotheek kan worden uitgewerkt. De resultaten van de werkgroep zullen vervolgens voorgelegd worden aan de adviesraad van de bibliotheek en alle andere relevante adviesraden zoals cultuurraad, seniorenraad enz. met het oog op een schaalvergroting van dienstverlening.

De streefdatum voor het in dienst nemen van de bus is geschat op september 2015. Op het moment dat de klanten een beroep kunnen doen op de dienstverlening op de bus zullen de uitleenposten hun deuren sluiten.  Foto : de bibus van Zwevegem is al operationeel.  De bibus van Heist wordt een evenbeeld.